業務フローの整理構築による業務の効率化

今回は、不動産業における業務のフローを明確にすることで、業務の品質やスピードを向上させ、効率化する方法についてお話します。

なぜ業務フローの構築が必要なのか

業務フローというと「なんとなく図式化しただけで実務には役に立たないのでは？」と思う方もいるかもしれません。

しかし、実際には非常に役立ちます。
以下の事例をご紹介します。

事例：レントロールの情報共有ミス

ある不動産会社での話です。

「物件を仕入れる際にレントロールの賃料査定が変わっていたが、販売部門に正しく共有されず、間違った情報を購入希望者に渡すところだった」

こうしたミスは一見防げそうに思えますが、現場では頻繁に起こり得ます。

なぜミスは起こるのか？

• 複数部署や複数担当者で案件を進める場合
• 一人で担当している場合

いずれも、未来の出来事を正確に予測できず、単純に「忘れてしまう」ことが原因です。

業務フローで明確にすべきポイント

業務において各工程で何をすべきかを明文化し、全員が共有できる状態にすることが重要です。

業務フローには以下の要素を記載します。

• 「いつ」
• 「だれが」
• 「なにを」
• 「だれに」
• 「どのように」

詳細は作業マニュアルやルールとして別途管理します。

業務フロー構築のメリット

• 誰がやっても同じ品質になる
• ミスや漏れが防止できる
• 属人化の解消

「機械化・自動化」も可能になる

標準フローとチェック項目が明示されていれば、多くの作業を自動化できます。

業務フロー構築のポイント

以下の4点を押さえましょう。

① 現場のあらゆるパターンを把握する（イレギュラー含む）

• 現場メンバーへのヒアリングが必須
• バイアスを避け、実態を正確に把握する

② 標準パターンを決める（全体の8～9割）

• 多数派の共通フローを設定
• イレギュラーは別途管理

③ システムやツールの活用タイミングを網羅

• どの段階でどのツールを使うかを明確にする

④ 運用状況を定期的に確認し改定する

• 順守されているかチェック
• 必要に応じてフローを更新
• 標準化されない原因はこの管理不足にもある

業務フロー構築による効果

1. 品質向上（スピードアップ、ミス抑制）
2. 業務の標準化（属人化排除）
3. 教育コスト削減
4. システム化・DX化の成功確率アップ
5. マネジメントのシンプル化

まとめ

業務フローの整備は、業務効率化・品質向上の第一歩です。DX化を進める上でも必須の工程となります。

まずはご自身の業務や組織でどれくらい業務フローが整備されているか、ぜひ確認してみてください。