賃貸管理業におけるRPA活用シーンと効果

今回は、賃貸管理の現場業務においてRPAを活用し、効果を発揮する具体的なシーンについて解説します。ぜひ自社の業務改善にお役立てください。

RPAとは

RPA（ロボティックプロセスオートメーション）は、人がパソコン上で日常的に行う作業を自動化する技術です。

• 複数システムやアプリケーションを人と同じように操作可能
• プログラミング不要で直感的に設定できる
• 既存システムの大幅な変更なしに導入できるのが特徴

ただし、基本的には設定された作業を同じ順序で正確に実行するため、判断や変則的な手順が必要な作業には適していません。

RPAが効果を発揮する業務の特徴

• 定型的かつ繰り返しの作業
• 複数のシステム間で同じ作業を行うケース

例えば、終業時に複数システムへ同じデータを登録したり、複数のアプリケーションに同じ検索条件を入力して情報を収集しエクセルにまとめる作業などです。これにより、30分かかっていた作業が1分に短縮された事例もあります。

RPA活用シーン例

システムからExcel・Word等文書ファイルへの転記

• 発注管理表への転記
• 請求書や契約書作成時のデータ入力
• 社内帳票用の分析データ転記

特に月次・週次・日時単位で繰り返し発生する作業に適しています。

システム間の転記作業

複数のマイクロサービスやシステムを使い分けている場合に、物件情報や顧客情報を登録・更新する作業です。

• 申込受付・進捗管理ツール（イタンジBB、いえらぶ等）⇔基幹システム
• 解約受付フォームやメール→基幹システム
• kintoneなど業務支援ツール⇔基幹システム
• 保険申込情報⇔基幹システム

頻繁な情報更新にRPAを活用することで大幅な効率化が可能です。

RPA導入時の注意点

現場の協力と継続的なメンテナンス

• 実際の作業を現場担当者に実演・登録してもらう必要がある
• 業務変更に伴いRPA設定も更新が必要
• 継続的にメンテナンス担当を決めて運用することが重要

一時的なソリューションとしての位置付け

• 業務やシステムの変更に伴い設定変更が必須のため、長期的な安定運用には限界がある
• 長期的にはAPI連携やシステム間の自動連携などの導入を検討すべき
• とはいえ、現状の定型業務の自動化には大きな効果が期待できるため、初期対応として有効

まとめ

賃貸管理業務においてRPAは、定型的な転記作業や複数システム間のデータ連携に非常に有効です。導入に際しては現場の協力と継続的なメンテナンス体制の構築が重要です。

長期的な業務改善計画の一環としてRPA導入を検討し、業務効率化を実現しましょう。