システム導入・開発の前に課題の棚卸が重要

第1部（導入と課題棚卸しの基本）

はじめに

賃貸管理の現場は日々膨大な業務に追われています。入居者対応、契約更新、家賃の入金確認、修繕手配、退去精算、オーナーへの報告など、数え上げればきりがありません。近年ではDXの流れの中で、こうした業務を効率化するためにさまざまなシステムやツールが登場しています。しかし「導入したのに結局現場で使われなかった」「高額な費用をかけたのに期待した効果が出なかった」という声も少なくありません。

失敗の多くは、課題の棚卸しを行わないままシステム導入を進めてしまうことに起因しています。課題の棚卸しとは、現場で何が問題になっているのかを洗い出し、その原因を分析し、改善すべきポイントを明確にするプロセスです。これを省略すると、システムは現場の実態に合わず、むしろ新たな混乱を生むことになります。

1. 課題棚卸しの目的

1-1. 本質的な課題を明らかにする

賃貸管理業務には、表面的には似たような問題が数多く存在します。たとえば「契約更新に時間がかかる」という課題があった場合、原因は承認フローの遅れかもしれませんし、入力項目が多すぎることかもしれません。さらに、郵送や印刷といったアナログ要素がネックになっている場合もあります。

課題棚卸しを行うことで、「表面的な症状」ではなく「根本原因」にたどり着くことができます。これにより、システム導入の方向性が明確になり、無駄な投資を避けられます。

1-2. 投資の優先順位を決める

システム導入にはコストがかかります。賃貸管理会社が限られた予算の中で成果を出すには、投資の優先順位を定めることが重要です。課題棚卸しによって「どの業務が最も工数を奪っているか」「どの改善が最も費用対効果が高いか」が見える化され、投資判断が容易になります。

1-3. 現場と経営の橋渡し

経営層は投資回収を重視し、現場は日々の業務負荷の軽減を重視します。課題棚卸しの結果をリスト化し、両者で共有すれば、共通の言語で議論できるようになります。これにより「なぜこのシステムが必要なのか」「どの課題を解決するのか」が明確になり、導入に対する納得感が生まれます。

2. 課題棚卸しの進め方

2-1. 全業務の可視化

まずは賃貸管理に関わる業務をすべて洗い出します。入居者募集、契約締結、更新手続き、家賃入金管理、修繕対応、退去精算、オーナー報告など、網羅的に棚卸しを行います。

2-2. 問題点をマーキング

各業務について「時間がかかる」「人によってやり方が違う」「ミスが多い」といった問題を付箋やスプレッドシートに書き込みます。これにより現場の不満や課題が可視化されます。

2-3. 原因の分類

課題を「人・ルール・データ・システム」の4カテゴリに分けます。

• 人：担当者のスキル不足、属人化
• ルール：承認フローが複雑、紙ベースの運用
• データ：情報が分散、二重入力
• システム：機能不足、使いにくさ

この分類によって「システムで解決すべき課題」と「運用改善で解決できる課題」を区別できます。

2-4. 優先度付け

課題を「発生頻度×影響度」でスコアリングします。たとえば「入金確認に月70時間かかる」は優先度が高く、「年1回の特例対応」は優先度が低いと判断できます。

3. 成果物「課題リスト」

課題棚卸しの結果は「課題リスト」として残します。

• 課題ID
• 内容
• 原因
• 発生頻度
• 影響度
• 優先度
• 改善策（運用改善 or システム導入）

このリストがあれば、システム導入において「なぜこの機能が必要なのか」を論理的に説明できます。また、定期的に更新することで改善サイクルを維持できます。

4. 賃貸管理会社の事例

• 管理戸数3,000戸の会社
  更新業務に7日かかっていた。課題棚卸しで「紙依存」「承認者不在」が原因と判明。結果、電子契約を導入し処理日数が2日に短縮。
• 管理戸数5,000戸の会社
  入金確認に月70時間を費やしていた。原因は複数口座からの入金データが統合されていなかったこと。RPAを導入して照合を自動化し、工数を90％削減。
• 管理戸数7,000戸の会社
  オーナー対応が属人化。課題棚卸しで「情報が紙やExcelに分散」が原因と判明。CRM導入で情報を一元管理し、問い合わせ対応時間を40％削減。

第2部（課題棚卸しを活かしたロードマップ策定と賃貸管理事例）

5. 課題棚卸しを次につなげる方法

課題棚卸しは、それ自体が目的ではありません。リストアップして終わりにするのではなく、改善ロードマップに接続することで初めて効果を発揮します。特に賃貸管理会社の場合、限られた人員と予算の中で最大の成果を出すためには、次のステップが重要です。

5-1. 課題のグルーピング

課題リストが出来上がったら、「契約関連」「入金関連」「修繕関連」「オーナー関連」など業務カテゴリごとに整理します。これにより「どの領域に課題が集中しているか」がわかります。

5-2. 優先度とタイムライン設定

グルーピングした課題を短期・中期・長期に分け、実行可能なタイムラインを設定します。

• 短期（0〜6か月）：運用改善で解決できるもの（例：承認フローの簡素化）
• 中期（6〜18か月）：システム導入が必要なもの（例：電子契約導入）
• 長期（18か月〜）：全社的なデータ基盤の整備（例：CRMやBIの導入）

5-3. KPIの設定

改善が本当に成果につながっているかを確認するためにKPIを設定します。

• 契約処理日数：7日 → 3日
• 入金確認時間：月70時間 → 10時間
• 修繕依頼から完了までの日数：5日 → 2日
  これらを数値で示すことで、導入の正当性を経営層に説明できます。

6. 賃貸管理における実践事例

6-1. 契約関連の改善

ケース：管理戸数4,000戸の賃貸管理会社

• 課題棚卸しで「契約書の紙回覧がボトルネック」と判明。
• ロードマップを策定し、短期的に承認フローの見直し、中期的に電子契約のPoCを導入。
• 1年後には全契約の80％が電子化され、処理時間は7日から3日に短縮。

6-2. 入金確認の効率化

ケース：管理戸数6,000戸の賃貸管理会社

• 課題棚卸しで「複数口座からの入金がバラバラに管理されている」ことが判明。
• 短期的に担当者間の役割分担を明確化し、中期的にRPAを導入して入金データを自動照合。
• 工数が90％削減され、担当者は新規契約や顧客対応に時間を充てられるようになった。

6-3. オーナー対応の標準化

ケース：管理戸数8,000戸の賃貸管理会社

• 課題棚卸しで「オーナーごとに報告フォーマットが異なり、属人化している」と判明。
• 短期的に報告書式を統一、中期的にCRMを導入。
• 結果、オーナーからの問い合わせ対応時間が40％削減され、クレーム件数も減少。

7. 課題棚卸しからロードマップ策定に移る際の注意点

7-1. 課題の「粒度」を揃える

課題が大きすぎると具体的な施策に落とせません。逆に細かすぎても優先順位がつけにくくなります。賃貸管理業務であれば「更新業務の処理に時間がかかる」程度の粒度が最適です。

7-2. システム化の前に運用改善を考える

すぐにシステムで解決しようとせず、まずはルールや手順を見直すことが大切です。紙の回覧をなくす、チェックリストを導入するなど、コストをかけずに解決できる課題は多く存在します。

7-3. 現場を巻き込む

課題棚卸しで抽出した課題が正しいかどうかは、現場の声を反映しないと見誤ります。ワークショップ形式で現場担当者を参加させることで、精度の高い棚卸しが実現します。

8. 課題棚卸しを定期的に行うメリット

• 改善の継続性：四半期ごとに棚卸しを実施することで、業務改善が習慣化。
• 環境変化への適応：法改正や新しい商習慣（例：電子契約義務化）に柔軟に対応可能。
• 人材育成：課題の抽出・分析を通じて、社員の改善意識が高まり、次世代リーダー育成にもつながる。

第3部（成功要因と失敗を避けるためのポイント）

9. 課題棚卸しが成果を左右する理由

システム導入の成功・失敗は、導入するシステムの性能そのものよりも、事前に課題をどれだけ正確に把握できているかに大きく依存します。賃貸管理業務は多岐にわたり、入居者・オーナー・社内スタッフなど関係者も多いため、課題を見誤るとシステムが現場に馴染まず、失敗に終わるリスクが高まります。

10. 成功要因

10-1. 課題の定量化

「使いにくい」「時間がかかる」といった定性的な表現ではなく、具体的な数値で課題を表すことが重要です。

• 更新処理に平均7日かかる
• 入金確認に月70時間を要している
• オーナーへの報告に1件平均2時間かかっている

このように数値化することで、改善後の効果測定も容易になり、経営層に説得力を持って説明できます。

10-2. 改善対象の絞り込み

棚卸しの結果、課題が大量に出てくることは珍しくありません。しかし「全部解決しよう」とするとリソースが分散し、どれも中途半端になります。成功している賃貸管理会社は、最も効果が大きい数件の課題に集中して取り組んでいます。

10-3. 現場の巻き込み

課題の抽出段階から現場を巻き込み、改善策の検討にも参加させることで、導入後の抵抗感を減らせます。現場が「自分たちが作った仕組みだ」と感じれば、定着率は飛躍的に高まります。

10-4. 段階的な導入

課題棚卸しをもとに優先順位を決めたら、小さな改善から始めて段階的に進めます。PoC（小規模実証）を経て全社展開する流れを踏むことで、失敗のリスクを抑えられます。

11. 失敗要因

11-1. 表面的な課題にとらわれる

「入力作業が面倒だからシステム化しよう」と表層的に判断すると、根本原因を見誤ります。実際には承認フローが複雑なことがボトルネックだった…というケースは少なくありません。

11-2. システムありきの発想

「人気のあるシステムだから」「他社が導入しているから」という理由で選んでしまうと、自社の課題に合わない機能に投資することになりがちです。

11-3. 現場の声を無視する

経営層だけで決めた施策は現場に受け入れられず、結局使われなくなります。特に賃貸管理では現場業務の細かい部分が多いため、利用者の視点を取り入れることが欠かせません。

11-4. 効果測定をしない

課題を数値化せず、効果測定も行わないと「導入したけど本当に役立っているのか分からない」という状態になります。これでは改善のモチベーションも続きません。

12. 成功事例と失敗事例

成功事例

管理戸数5,000戸の賃貸管理会社

• 棚卸しで「入金確認が非効率」という課題を数値化（70時間/月）。
• RPAを導入して自動照合。
• 工数が10時間/月に削減され、余剰時間を顧客対応に充てられるようになった。

失敗事例

管理戸数4,500戸の賃貸管理会社

• 他社が使っているからと高機能なシステムを導入。
• 実際の課題は「承認者不在時に処理が止まること」だったため、根本解決につながらず。
• 現場は結局Excelと紙に戻り、導入費用が無駄に。

この違いを生んだのは、課題の正確な把握と現場の巻き込みの有無でした。

13. FAQ（よくある質問）

Q. 課題棚卸しはどのくらいの頻度で行うべきですか？
A. 最低でも年1回、できれば四半期ごとに実施するのが理想です。賃貸管理は繁忙期と閑散期で業務内容が大きく変わるため、定期的な見直しが有効です。

Q. 小規模な賃貸管理会社でも必要ですか？
A. むしろ必須です。人員が限られているからこそ、優先順位を明確にしなければなりません。

Q. 課題棚卸しを外部に依頼するメリットは？
A. 第三者の視点で現場を観察でき、思い込みにとらわれない課題抽出が可能です。初回は外部支援を受け、その後は社内で自走できる形を目指すのが理想です。

第4部（まとめと次のアクション）

14. 賃貸管理における課題棚卸しの本質的な意義

課題棚卸しを徹底することの最大のメリットは、システム導入を「現場の実態に即した投資」に変えられることです。賃貸管理の現場では、入居申込や契約更新などの高頻度業務がある一方、オーナー対応や退去精算のように複雑だが頻度の低い業務も存在します。棚卸しを行えば「本当に投資すべき業務はどこか」が明確になり、経営資源を最適配分できます。

また、課題棚卸しは単に「現状を整理する作業」ではありません。改善の文化を組織に根付かせるための第一歩でもあります。課題を定期的に見直すことで、社員は常に「業務をより良くする視点」を持ち続けることができ、長期的には組織力の強化につながります。

15. 課題棚卸しを定期的に行うメリット

15-1. 継続的な改善サイクルの確立

賃貸管理業務は、繁忙期（入退去の集中する春など）と閑散期で状況が大きく変わります。四半期ごとに課題棚卸しを行えば、その時々の課題に応じた改善策を柔軟に打てます。

15-2. 法改正・市場変化への対応

賃貸住宅管理業法や民法改正など、業界を取り巻く環境は常に変化しています。棚卸しを定期的に行うことで、法改正による新たな業務負担を早期に特定し、システム化やルール変更で迅速に対応できます。

15-3. 社員教育・人材育成

課題棚卸しの場に若手社員を参加させると、業務全体の流れを理解する良い機会になります。これにより、改善意識を持った人材が育ち、組織全体の成長につながります。

16. 今後の賃貸管理DXの展望

今後、賃貸管理のDXはさらに進展すると考えられます。

• 電子契約の完全定着：紙の契約書は例外的存在となり、標準はデジタルに。
• 入居者アプリの普及：契約・更新・修繕依頼・支払いまで一元化。
• データ活用の高度化：オーナーへのレポートが単なる報告ではなく、収益改善提案へ。
• AI・RPAの活用拡大：家賃督促や入金確認、問い合わせ対応まで自動化が進む。

このような変化の中で「課題を正しく把握し、適切な順序で改善する力」を持つ会社だけが、DXの波に乗って成長を続けることができます。

17. まとめ

システム導入・開発を成功させるためには、以下の流れが不可欠です。

1. 課題棚卸しで本質的な問題を把握する
2. 優先度を決め、改善ロードマップを策定する
3. 現場と経営が共通認識を持ち、段階的に進める
4. 効果を数値化し、改善サイクルを継続する

これらを徹底することで、システム導入は単なる「流行への追随」ではなく、賃貸管理会社にとって持続的な競争力の源泉となります。

18. 次のアクション（CTA）

もし「自社でも課題棚卸しから始めたい」と感じたら、まずは以下のステップを実行してください。

• 業務フローを整理し、課題をリスト化する
• 課題を「人・ルール・データ・システム」の観点で分類する
• 発生頻度と影響度をもとに優先順位を決める
• 改善ロードマップを作成する

当社・株式会社DaNでは、賃貸管理業務に特化した 課題棚卸しワークショップ や DXロードマップ作成テンプレート を提供しています。初めての企業でも無理なく着手できるよう、実際の現場感を踏まえた支援を行っています。

合わせて、今後改善を進めていく現場の担当者の育成にもつながっていきます。

👉 まずは課題を「見える化」することから始めましょう。それがDX成功への最初の一歩です。 賃貸管理業務は人と情報が複雑に絡み合う領域だからこそ、課題の棚卸しを起点とする取り組みが欠かせません。課題を整理し、正しい順序で解決していくことで、システム導入は単なるコストではなく未来への投資に変わります。