課題解決手段（ツール）紹介

第1部（導入と賃貸管理における課題整理）

1. はじめに

不動産業界の中でも賃貸管理は、特に業務範囲が広く、煩雑さを極める分野です。入居者募集から契約締結、更新、家賃入金確認、督促、修繕、退去立ち会い、原状回復、オーナー報告に至るまで、膨大なタスクが毎日のように発生します。さらに、これらは単独で進むのではなく、同時並行的に進行するため、現場担当者は常に膨大な情報とタスクを処理し続けなければなりません。

従来は紙と電話・FAXを中心に回してきた賃貸管理業務ですが、人手不足や業務量の増大を背景に限界を迎えています。そのためDX推進やツール導入の必要性が叫ばれているのです。しかし「導入したけれど使いこなせない」「投資額に見合う成果が得られなかった」という声も少なくなく、ツール選定の難しさが浮き彫りになっています。大切なのは、まず自社の課題を正しく整理し、それに合った手段を選ぶことです。

2. 賃貸管理における代表的な課題と現場の悩み

2-1. 契約・更新業務の遅延

紙ベースでの契約・更新は、承認者への押印依頼や郵送による時間的ロスが大きく、処理に1〜2週間かかることも珍しくありません。更新が集中する繁忙期には、担当者の残業が常態化し、オーナー・入居者の不満も高まります。

2-2. 入金確認の工数負担

複数の銀行口座に分散して入金される賃料を手作業で照合するのは大変です。管理戸数が数千戸規模になると、月間で数十時間を要し、担当者はほぼ入金処理だけに時間を取られてしまいます。ヒューマンエラーも避けられず、督促の遅れにつながることもあります。

2-3. 修繕依頼の対応遅れ

入居者からの修繕依頼は電話・FAX・メールなど多様な経路から寄せられます。履歴が一元化されていないため、対応状況がブラックボックス化しやすく、担当者不在時に対応漏れや重複対応が発生するケースも見られます。

2-4. 退去精算の属人化

退去精算では、原状回復費用の算定にガイドラインや契約条件、オーナーの意向などが複雑に絡みます。経験豊富な担当者でなければ判断が難しく、担当ごとのばらつきがクレームの火種になります。

2-5. オーナー報告の不十分さ

月次報告が遅れたり、単なる収支表の提示にとどまったりすることで、オーナーから「現状が分かりにくい」「改善提案がない」と不満が寄せられます。投資意識の高いオーナーほど、定量的なデータや提案型の報告を求める傾向があります。

3. 追加で見落とされがちな課題

3-1. 情報の分断

支店ごとに異なる管理システムを使っている場合、情報が分断され、全社での集計やレポート作成に余計な時間がかかります。これは経営層の意思決定スピードを遅らせる大きな要因です。

3-2. 法改正やガイドライン対応

賃貸管理業務は民法改正や原状回復ガイドラインなどの法令変更の影響を強く受けます。手作業中心の運用では対応が遅れやすく、トラブルリスクが高まります。

4. 課題とツールの関係性

課題解決のためのツールは多様に存在しますが、導入効果を最大化するには、課題の本質を見極める必要があります。例えば、契約更新の遅延が「承認フローの複雑さ」にある場合はワークフロー管理システムが有効ですが、「郵送の多さ」に起因するなら電子契約サービスが適しています。

つまり、ツール導入の成否を分けるのは「自社の課題を的確に把握できているかどうか」であり、課題に合わないツールはむしろ非効率を増大させます。

5. 成功事例の一部紹介

• 更新業務改善（管理戸数3,000戸の会社）
  電子契約とワークフロー管理を導入し、更新処理日数を7日から2日に短縮。繁忙期の残業時間を大幅に削減しました。
• 入金確認の自動化（管理戸数6,000戸の会社）
  銀行API連携ツールを活用し、月70時間かかっていた入金照合を10時間に圧縮。担当者のリソースを顧客対応や提案活動に振り分けられるようになりました。
• 修繕対応の効率化（管理戸数4,500戸の会社）
  クラウド型修繕管理ツールを導入し、入居者からの依頼を一元化。対応漏れがゼロになり、オーナー満足度が向上しました。

6. まとめ（第1部）

賃貸管理業務には「契約・更新」「入金確認」「修繕」「退去精算」「オーナー報告」といった共通課題が存在し、これらが業務効率化の大きな壁になっています。加えて、情報分断や法改正対応といった構造的な課題も見落とされがちです。

ツールは魔法の杖ではありませんが、課題の本質を正しく捉えた上で導入すれば、業務効率化と顧客満足度向上の両立を実現できます。次の第2部では、これら課題の中でも特に効果が大きい 契約・更新業務と入金確認に効くツール を詳しく紹介します。

第2部（契約・更新業務と入金確認に効くツール紹介）

1. 契約・更新業務を効率化するツール

1-1. 電子契約サービス

契約・更新業務の最大の課題は、紙の契約書に伴う「時間」と「手間」です。郵送の往復で数日、承認者が不在ならさらに数日…結果的に契約処理が1〜2週間もかかることが少なくありません。

ここで威力を発揮するのが電子契約サービスです。代表的なサービスでは、クラウド上で契約書を作成・送信し、入居者やオーナーはPCやスマートフォンから署名・承認が可能です。郵送の手間はゼロになり、処理時間は平均で7日から1日へと短縮されます。

また、改正民法や電子帳簿保存法に準拠した電子契約は法的にも有効であり、将来的に標準化されることは確実です。早めに導入することで、他社との差別化にもつながります。

1-2. ワークフロー管理ツール

契約や更新に関わる承認フローは複雑です。オーナー承認、管理会社内の上長承認、保証会社確認など、複数の関係者が登場します。ここでボトルネックになりやすいのが「誰の承認で止まっているのか分からない」という状況です。

ワークフロー管理ツールを導入すれば、承認の進捗がリアルタイムで可視化されます。「今はオーナー承認待ち」「保証会社確認中」と一目で分かるため、遅延の原因が明確になり、対応スピードが大幅に改善します。

1-3. 成功事例

管理戸数3,000戸の賃貸管理会社では、電子契約とワークフロー管理を組み合わせて導入しました。結果、更新処理に要する日数が7日から2日に短縮され、繁忙期でも残業時間を30％削減できました。

2. 入金確認を効率化するツール

2-1. 銀行API連携サービス

入金確認は賃貸管理業務で最も時間がかかる業務の一つです。管理戸数が増えれば入金件数も比例して増加し、担当者は毎月数百〜数千件の照合作業を行わなければなりません。

銀行API連携サービスを利用すれば、複数口座の入金情報を自動取得し、賃料データと自動照合が可能になります。例えば「〇月分家賃」「〇号室Aさん」などの情報を自動的に紐づけて処理できるため、月70時間かかっていた作業を10時間以下に削減できた事例もあります。

2-2. RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

既存システムにAPI連携がない場合でも、RPAを使えば自動化は可能です。銀行WebからCSVをダウンロードし、賃貸管理システムに取り込む作業をRPAが代行すれば、手作業を大幅に削減できます。

2-3. 成功事例

管理戸数6,000戸の会社では、銀行API連携とRPAを併用しました。APIで取得できない特殊口座はRPAで処理し、結果として入金確認にかかる工数を85％削減。余った時間をオーナー提案や新規物件開拓に活用し、売上増加にもつながりました。

3. 契約・更新と入金確認に共通する導入ポイント

3-1. 段階的導入が成功のカギ

全社一斉導入はリスクが大きいため、まずは1拠点・1業務から小さく始めるのが定石です。特に賃貸管理は繁忙期と閑散期の差が大きいため、閑散期にPoCを実施すると定着がスムーズになります。

3-2. 教育と運用ルールの整備

「便利なツールを導入しても使われない」という失敗は少なくありません。導入時に必ず研修を行い、FAQやマニュアルを整備することで定着率が高まります。また「例外対応はどうするか」「承認権限は誰にあるか」といった運用ルールを明確にすることも不可欠です。

3-3. 定量評価で効果を確認

導入の成否を判断するには、処理時間短縮率・工数削減時間・エラー率改善といったKPIを設定し、数値で効果を測定することが重要です。これにより投資対効果を明確に示せ、経営層やオーナーへの説明もしやすくなります。

4. まとめ（第2部）

契約・更新業務と入金確認は、賃貸管理において最も工数を要し、かつ改善効果が大きい領域です。電子契約、ワークフロー管理、銀行API連携、RPAといったツールを適切に選定・導入すれば、数十時間単位で工数削減が可能になります。

次の第3部では、修繕対応と退去精算に効くツール を紹介し、属人化や対応遅延を防ぐ方法を解説します。

第3部（修繕対応と退去精算に効くツール紹介）

1. 修繕対応に潜む課題

賃貸管理において、入居者からの修繕依頼は頻繁に発生します。水漏れ、鍵の不具合、エアコンの故障など、内容は多岐にわたりますが、現場でよく聞く悩みは「依頼がさまざまな経路から入り、対応履歴が分散してしまうこと」です。

電話、FAX、メール、LINEなど複数チャネルで依頼が来ると、情報が散在し、どこまで対応済みなのか把握できなくなります。担当者が不在だと進捗が止まり、入居者から「連絡が遅い」と不満を持たれることもあります。こうした状況は、オーナーの信頼低下にも直結します。

2. 修繕対応を効率化するツール

2-1. 修繕管理クラウド

修繕依頼を一元管理できるクラウドツールでは、入居者からの依頼がアプリやWebフォームに集約され、受付から業者手配、完了確認までをシステム上で追跡できます。進捗が可視化されるため、対応漏れや二重対応がなくなります。

また、依頼内容が履歴として残るため、「同じ部屋で過去にどんな修繕があったか」を確認でき、長期的な建物維持管理にも役立ちます。

2-2. チャットボット・AI受付

24時間365日、入居者からの問い合わせを一次受付するチャットボットを導入する事例も増えています。軽微なトラブル（リモコン電池切れや簡易水栓詰まりなど）は自動回答で解決し、緊急案件のみを担当者にエスカレーションする仕組みを作ると、対応負担を大幅に軽減できます。

2-3. 成功事例

管理戸数4,500戸の会社では、修繕管理クラウドを導入。依頼経路をアプリに一本化し、履歴を一元化しました。その結果、対応漏れがゼロになり、入居者満足度調査でも「対応が早くなった」という評価が急増しました。

3. 退去精算に潜む課題

退去精算は、賃貸管理業務の中でも特に属人化が強い領域です。原状回復費用の算定には、国交省ガイドライン、契約条件、入居年数、入居者の過失割合、オーナーの意向が複雑に絡みます。そのため、担当者の経験値や判断基準によって結果が大きく変わってしまうのです。

属人化の結果、入居者とのトラブルやオーナーからの不信感につながるケースも多く、退去精算の効率化と標準化は業界共通の課題となっています。

4. 退去精算を効率化するツール

4-1. 原状回復費用算定システム

ガイドラインや耐用年数に基づいて自動計算できるシステムを導入すれば、算定のばらつきを防げます。例えばクロス張替えについて「6年耐用」と設定すれば、入居年数に応じて自動的に按分された費用を提示してくれます。

4-2. 写真・動画連携システム

退去立ち会い時に撮影した写真や動画をクラウドにアップロードし、そのまま見積書や精算書に反映できるツールもあります。これにより証拠資料が整理され、入居者・オーナー双方への説明がスムーズになります。

4-3. 成功事例

管理戸数2,800戸の会社では、精算システムと写真管理ツールを連携させました。その結果、担当者による判断のばらつきが減少し、入居者とのトラブル件数が30％削減。さらに精算処理にかかる日数も平均7日から3日に短縮しました。

5. 修繕対応と退去精算に共通するポイント

5-1. 標準化とマニュアル整備

ツールを導入するだけでは不十分です。標準的な対応フローや判断基準をマニュアル化し、誰が担当しても同じ品質で対応できる体制を整えることが重要です。

5-2. 教育とナレッジ共有

新人や経験の浅いスタッフでも一定レベルの対応ができるように、教育とナレッジ共有をシステム上で仕組み化することが必要です。

5-3. KPIの設定

修繕対応なら「一次回答までの平均時間」、退去精算なら「完了までの平均日数」など、具体的な指標を設定してモニタリングすることで、継続的な改善につながります。

6. まとめ（第3部）

修繕対応と退去精算は、賃貸管理において特に属人化しやすく、トラブルの温床となる領域です。修繕管理クラウドやAI受付、原状回復算定システム、写真・動画連携ツールなどを活用すれば、属人化を解消し、対応スピードと精度を大幅に高められます。

次の第4部では、オーナー報告や情報共有に役立つツールを紹介し、経営層やオーナーからの信頼を強化する方法を解説します。

第4部（オーナー報告・情報共有に効くツール紹介）

1. オーナー報告に潜む課題

賃貸管理会社にとってオーナーへの報告は、単なる事務作業ではなく「信頼関係を築くための重要な接点」です。しかし現場の声を聞くと、次のような課題が頻出します。

報告の遅れ：月次報告が数週間遅れる

情報不足：入金・退去・修繕などが数値のみで分かりにくい

提案不足：「ただの収支報告」にとどまり、改善提案がない

こうした状況では、オーナーから「この会社に任せて大丈夫か？」という不信感を持たれやすく、管理契約の継続や追加物件の委託に影響することもあります。

2. オーナー報告を改善するツール

2-1. オーナーダッシュボード

Webやアプリ上で収支状況や入居率をリアルタイムに確認できるツールです。グラフや図表で可視化されているため、従来の紙ベース報告よりも直感的に理解できます。

さらに、修繕対応の履歴や見積もり状況も参照可能なため、「どんな対応をしているのか分からない」という不満を解消できます。

2-2. 自動レポート生成ツール

賃貸管理システムに蓄積されたデータを基に、自動で月次レポートを生成するツールも有効です。フォーマットを統一すれば、担当者によるばらつきがなくなり、短時間で精度の高い資料を提供できます。

2-3. 成功事例

管理戸数5,000戸の会社では、オーナーダッシュボードを導入。オーナーはアプリから24時間いつでも収支を確認できるようになり、問い合わせ件数が40％減少しました。一方で「改善提案の余地が見える」と評価され、追加委託物件数が増加しました。

3. 社内情報共有に潜む課題

賃貸管理会社では、部署間や拠点間での情報共有不足も大きな問題です。たとえば「入居者からのクレーム対応履歴が別支店に共有されていなかった」「退去予定情報が営業部に伝わっておらず、募集開始が遅れた」といった事例は日常的に発生しています。

4. 情報共有を改善するツール

4-1. コラボレーションツール（Slack・Teams等）

日常のやり取りをメール中心からチャットツールに移行するだけで、レスポンススピードが格段に向上します。特に「修繕対応の進捗」や「退去予定の共有」など、リアルタイムでの情報伝達が重要な業務に有効です。

4-2. ナレッジ管理システム

過去の対応事例やトラブル解決方法を共有するためのナレッジベースを構築することで、属人化を防げます。特に退去精算やクレーム対応といった判断が分かれる業務において、新人や経験の浅い社員でも一定水準の対応が可能になります。

4-3. 成功事例

管理戸数2,500戸の会社では、ナレッジベースを導入。退去精算の基準や修繕の見積もり相場をデータベース化したことで、担当者間の判断のばらつきが減少。結果として入居者とのトラブル件数が20％減少しました。

5. オーナー報告と情報共有に共通する導入ポイント

目的を明確にする：オーナー向けか社内共有向けか、導入目的を整理する

デザインと操作性を重視：オーナー向けダッシュボードは「見やすさ」が定着のカギ

定着施策を組み込む：研修・マニュアル・運用ルールを整備し、現場に根付かせる

6. まとめ（第4部）

オーナー報告や社内情報共有は、賃貸管理業務の中でも「信頼構築」と「業務効率化」に直結する重要領域です。オーナーダッシュボード、自動レポート生成、コラボレーションツール、ナレッジ管理システムなどを活用すれば、信頼性と生産性を同時に高められます。