自社に合わせた手段（システムやソリューション選定）が重要

第1部（なぜ「自社に合わせること」が大切なのか）

1. はじめに

不動産業界、特に賃貸管理業務は多岐にわたり、日々の業務量は膨大です。入居者募集、申込、契約締結、更新、入金確認、督促、修繕、退去、精算、オーナー報告──こうした業務が同時進行するため、担当者は常に多忙で、属人化や業務停滞のリスクがつきまといます。

近年はDX推進の流れで多様なシステムが登場し、業務改善を支援するソリューションが次々に導入されています。電子契約、入居者アプリ、入金自動照合、修繕依頼管理ツール、オーナーダッシュボード…。どれも効率化や省力化に役立つものです。

ところが、導入が必ずしも成功するとは限りません。「便利そうだから」「有名な会社が使っているから」と安易に選ぶと、現場には馴染まず、かえって混乱を招くことすらあります。その要因は、自社の実態に合わない選定をしてしまうことにあります。

2. 「自社に合わせる」とはどういうことか

システム選定において「自社に合わせる」とは、単に導入できるかどうかではなく、自社の業務特性・人員体制・管理戸数・顧客層に合致しているかを見極めることです。

• 会社規模の違い
  　管理戸数2,000戸前後の中小規模と、1万戸規模の大手では求める要件がまったく異なります。前者はコストや操作性を重視し、シンプルでわかりやすいシステムが望ましい。後者は拠点間での情報共有や内部統制を重視し、複雑な承認フローや大規模運用に耐えられる拡張性が不可欠です。
• 顧客層の違い
  　高齢オーナーが多い地域では、紙文化が根強いため、一気にデジタル化すると反発が起きやすい。段階的に導入し、アナログとデジタルの共存を図るのが現実的です。一方で若年層の入居者が中心なら、アプリやチャット対応の導入スピードを上げる方が競争力強化につながります。
• 人材体制の違い
  　専任のシステム担当者がいる会社と、現場スタッフが兼務している会社では、導入・運用の難易度も異なります。人員構成に応じた導入計画が不可欠です。

3. 自社に合わないシステム選定が招く失敗

3-1. コストの浪費

高機能な統合システムを導入したものの、実際には3割しか利用されない。結果として投資回収ができず、ランニングコストだけが重くのしかかる。

3-2. 定着しない

現場にとって使いにくければ、結局Excelや紙に戻ってしまいます。これは特に賃貸管理のような日常業務が多い業界で起こりやすい現象です。

3-3. 業務がむしろ複雑化

既存業務との整合性を欠くことで、二重入力や確認作業が増え、効率化どころか非効率化するケースも多発します。

4. 成功事例：自社に合わせた選定

事例1：管理戸数3,000戸の中堅会社

入居者アプリ導入を検討していたが、オーナーの多くが高齢でデジタルに不慣れであることが分かりました。段階的にオーナー報告をPDF化し、半年後にアプリを導入。結果、スムーズに定着し、トラブルなくデジタル化を進められました。

事例2：管理戸数8,000戸の大手会社

拠点ごとにシステムが乱立し、情報共有が困難になっていた。業務フローを可視化したうえで統合型システムを選定。さらに内部統制ルールも同時に整備したことで、業務効率とガバナンスの両方を強化できました。

事例3：管理戸数2,500戸の小規模会社

高額な統合システムではなく、安価で使いやすいクラウド型ツールを複数組み合わせて導入。最低限の機能から始め、利用状況を見ながら拡張。結果として、投資対効果を高めつつ現場負担を軽減しました。

5. まとめ（第1部）

システムやソリューションは「有名だから」「他社が導入しているから」で選ぶものではありません。大切なのは 自社の業務と組織にフィットしているかどうか です。賃貸管理業務は会社ごとに事情が異なるため、汎用的なシステムを導入しても、最適化できなければ意味がありません。

次の第2部では、自社に合わせた選定を行うための 具体的なプロセス を掘り下げて解説します。

第2部（自社に合わせた選定を行うためのプロセス）

1. 選定を誤らないために必要なステップ

システムやソリューションの導入を検討する際、賃貸管理会社が最初に行うべきは「情報収集」ではなく、自社の棚卸し です。業務のどこにボトルネックがあるかを把握しないまま、最新のツールや有名ベンダーに飛びつくと、自社の実態に合わないシステムを抱えることになりかねません。

ここでは、自社に合わせた選定を行うための5つのステップを整理します。

2. ステップ1：業務の可視化

最初にすべきは 業務フローの見える化 です。賃貸管理業務は「入居者対応」「契約」「更新」「入金」「督促」「修繕」「退去」「オーナー報告」と広範囲にわたります。

例えば更新業務を一つ取っても、

1. 契約書作成
2. オーナー承認
3. 入居者への送付
4. 回収・チェック
5. システム入力
   と複数の工程があります。

このプロセスを現場担当者と一緒に整理し、どこで遅延やミスが発生しているかを明確にします。

3. ステップ2：課題の特定と優先順位付け

課題が可視化できたら、次は優先順位をつけます。

• 発生頻度が高いか
• 業務に与える影響度が大きいか
• リスク（法的・顧客満足度）につながるか

この3軸で評価すると、解決すべき課題が明確になります。例えば「入金確認が月70時間かかっている」課題は、頻度も影響度も高く、優先度が高いと判断できます。

4. ステップ3：候補システムの情報収集と整理

課題の優先順位が定まったら、ようやく市場調査に進みます。この段階で重要なのは、要件を満たすかどうかでフィルタリングすること です。

賃貸管理システムの場合、確認すべきは以下です。

• 契約・更新・入金などの基本業務を網羅しているか
• 他の会計ソフトや入居者アプリと連携可能か
• 権限管理や監査ログが整備されているか
• コストが管理戸数に見合っているか

ここで「有名だから」「他社が使っているから」といった理由だけで選ぶのは危険です。

5. ステップ4：比較検討のためのRFP作成

RFP（提案依頼書）を作ることで、各ベンダーから得られる情報を標準化し、比較しやすくなります。RFPに盛り込むべきは以下の項目です。

• 自社の背景（管理戸数、顧客層、拠点数）
• 解決したい課題（例：更新処理時間を7日→3日へ短縮）
• 求める機能（契約管理、入金自動照合、修繕ワークフローなど）
• 導入範囲とスケジュール
• 教育・運用サポートの要件

これを提示すれば、各ベンダーは自社に合わせた提案を持ってきます。

6. ステップ5：PoCで実証

候補が絞れたら、全社導入前に PoC（小規模実証） を実施します。たとえば更新業務に限定して3か月使ってみる、特定支店で入金照合を試す、などの方法です。

PoCでは必ず KPIを設定 します。

• 処理時間が何％削減されたか
• エラー率がどの程度減少したか
• 担当者の作業工数は何時間減ったか

このように数値で効果を測ることで、投資判断を誤らずに済みます。

7. プロセスを踏んだ選定の成功事例

事例1：管理戸数2,500戸の会社

課題棚卸しで「更新業務の遅延」が最優先と判明。PoCを経て電子契約を導入した結果、処理日数は7日→2日に短縮。導入を全社展開した際もスムーズに定着しました。

事例2：管理戸数7,000戸の会社

「入金確認に時間がかかる」がボトルネック。RFPを作成し、3社から比較検討。PoCで最も成果を出したRPAを選定し、月70時間の作業を10時間に削減。担当者の負担軽減と顧客対応力強化につながりました。

8. まとめ（第2部）

自社に合わせたシステム選定は、単に「コストを抑える」ためだけではなく、現場に定着し、成果を出すために不可欠なプロセス です。業務の可視化 → 課題の優先順位付け → 情報収集 → RFP → PoC、この流れを踏むことで、失敗のリスクを最小化できます。

第3部（自社に合わせた選定を妨げる落とし穴と失敗要因）

1. 「他社が導入しているから」という思考停止

賃貸管理業界では「同業他社が導入しているから安心だろう」という理由でシステムを決めるケースがよく見られます。しかし、管理戸数・地域性・顧客層・社内体制は会社ごとに異なります。他社に合っていても、自社に最適とは限らない のです。

例として、全国展開している大手が導入している統合型システムを、中小規模の会社が模倣導入したケースがあります。結果、操作が複雑で現場が対応できず、費用ばかりがかさんで効果は限定的でした。

2. 機能の多さに惑わされる

「機能が多ければ多いほど良い」と考えがちですが、実際には使わない機能が大半ということもあります。高機能システムは操作が複雑になり、教育コストも高くつきます。

賃貸管理業務に本当に必要なのは、契約・更新・入金・修繕・退去・オーナー報告の基本機能 と、それを支えるデータの一貫性です。必要以上の機能を追い求めることは、現場の混乱につながります。

3. 経営層だけで判断するリスク

システム導入の決定権は多くの場合、経営層や管理職にあります。しかし、現場担当者の意見を取り入れずに判断すると、導入後に「実際には使いにくい」と拒否されるリスクが高まります。

例えば、経営層が「最新のAI搭載システムで業務を自動化しよう」と判断しても、現場では「日々の入力が増えて逆に手間」となるケースがあります。現場の声を反映する仕組み を持たない限り、選定は失敗します。

4. 導入スケジュールを甘く見積もる

「3か月で全社導入」といった楽観的なスケジュールは、ほぼ確実に混乱を招きます。データ移行、研修、マニュアル整備、PoC検証──どれも時間と労力を要します。

特に賃貸管理業務は繁忙期（1〜3月）と閑散期で業務量が大きく異なります。繁忙期に導入すると現場は対応できず、閑散期を狙うのが定石です。スケジュール設計を誤ると、導入効果が半減してしまいます。

5. 既存システムとの連携を軽視する

新システムが既存の会計ソフトや入居者アプリと連携できない場合、二重入力が発生し、非効率が拡大します。連携の可否を事前に確認せずに導入を決めるのは大きな落とし穴です。

現場感のあるパートナーであれば「どのデータをどこで保持するか」「物件ID・顧客IDの統一ルールはどうするか」まで詰めて提案します。これがないと、情報の分断が解消されないまま新システムが追加され、逆に複雑化します。

6. 教育・定着施策を後回しにする

システムは「導入した瞬間」がゴールではなく、「現場で使われ続けること」が成功の条件です。教育を軽視すると、せっかく導入しても利用率が下がり、結局Excelや紙に戻ってしまいます。

• 導入前研修（操作方法・業務フローの変更点）
• 導入直後のフォローアップ研修
• FAQやマニュアルの整備
• 管理者向けのトラブルシュート研修

これらを計画的に行わないと、定着率は一気に低下します。

7. 落とし穴を回避するためのチェックリスト

1. 他社事例に依存せず、自社業務に合っているか？
2. 機能は「必要十分」か？過剰機能に惑わされていないか？
3. 現場担当者の声を取り入れているか？
4. 導入スケジュールは繁忙期を避け、現実的か？
5. 既存システムとの連携条件を確認しているか？
6. 教育・定着施策を予算と計画に組み込んでいるか？

8. 賃貸管理に特化した失敗例と教訓

• 失敗例：管理戸数5,000戸の会社
  　高機能システムを導入したが、現場は操作が複雑すぎて拒否。導入半年後に利用率20％以下となり、結局旧システムに戻した。
  　教訓：機能の多さではなく、自社に必要な機能かどうかを重視する。
• 成功例：管理戸数2,200戸の会社
  　現場ヒアリングを徹底し、更新業務に特化したシステムを導入。結果、処理日数が半減し、現場満足度も高かった。
  　教訓：現場感に基づいた選定が、最も効果を生む。

9. まとめ（第3部）

自社に合わせた選定を妨げる落とし穴は、「他社依存」「機能偏重」「経営判断のみ」「スケジュール軽視」「連携不足」「教育不足」に集約されます。これらを避けるには、現場感を踏まえた検討と、段階的な導入プロセス が不可欠です。

次の第4部では、ここまでの内容を整理し、自社に最適なシステムを選ぶための実践的なアクションプランを提示します。

第4部（まとめと実践的アクションプラン）

1. なぜ「自社に合わせること」が成果を分けるのか

ここまで解説してきたように、賃貸管理業務におけるシステム選定は「有名だから」「他社が使っているから」といった外的要因で決めると失敗しやすいものです。会社ごとに管理戸数、組織体制、顧客層、地域性が異なるため、自社の事情に最適化されていなければ定着せず、成果も出ないからです。

逆に言えば、自社にフィットするシステムを選べれば、日常業務の効率化はもちろん、オーナーや入居者へのサービス向上、従業員満足度の改善、ひいては収益性の向上に直結します。

2. 実践的アクションプラン

2-1. 自社の現状を「見える化」する

• 業務フローを書き出す（更新、入金、修繕、退去など）
• 課題を抽出し、頻度・影響度・リスクで評価する
• どの課題が最も解決優先度が高いかを明確にする

2-2. 要件定義をシンプルにまとめる

• 必須機能：自社に欠かせないもの（例：入金照合、自動督促通知）
• 望ましい機能：あれば便利なもの（例：入居者アプリ連携）
• 不要な機能：現状では不要なもの（例：全国拠点対応など大規模向け機能）

この整理ができれば、選定の軸がブレません。

2-3. RFPを作成してベンダーに提示する

「自社の背景」「解決したい課題」「導入スケジュール」「教育・運用サポートの要件」などを盛り込みます。これにより、ベンダーから得られる情報を比較しやすくなります。

2-4. PoCを必ず実施する

• 更新業務や入金確認など、影響度の大きい業務を限定して試す
• KPI（処理時間短縮率、工数削減時間、エラー削減率など）を設定し、数値で効果を検証
• 結果が出なければ本格導入しない勇気を持つ

2-5. 教育・定着支援を重視する

• 操作研修やマニュアル整備を初期段階で組み込む
• 現場担当者からのフィードバックを定期的に収集する
• 改善要望を取り込むサイクルを作り、システムを進化させる

3. 株式会社DaNとしてのサポート

当社・株式会社DaNは、不動産会社のDX支援に特化しており、「システムありきではなく、自社に最適な手段を一緒に選ぶ」 ことを重視しています。

• 業務プロセスの棚卸し支援：現場フローを整理し、課題を可視化
• ロードマップ作成：短期・中期・長期に分けた改善計画を策定
• RFP作成サポート：ベンダー比較の基準を整備
• PoC伴走：小規模実証で効果を測定し、導入の是非を判断
• 定着支援：教育研修・マニュアル作成・運用ルール整備を支援

現場経験に基づくサポートにより、「投資効果の見える化」と「現場での定着」を両立させます。

4. 未来への展望

賃貸管理業界のDXは今後さらに加速し、電子契約やAI活用が当たり前になる時代が到来します。しかし、その波にうまく乗れるのは、単に最新システムを導入した会社ではなく、自社に合わせて最適な手段を選び続けられる会社 です。

この柔軟性と選択眼こそが、業界の変化に対応し、競争優位を保ち続けるカギとなります。

5. まとめ（第4部）

システム導入・ソリューション選定の成功は、外部環境や流行に流されず、自社の実態に即して判断できるかどうかにかかっています。

• 自社の業務と課題を見える化する
• 要件を整理し、RFPでベンダーを比較する
• PoCで効果を実証する
• 教育・定着まで視野に入れる

この流れを実行すれば、システムは単なる道具ではなく、組織の成長を支える基盤 になります。